Armazenagem Física e Administração de Depósitos

Objetivo dos Armazéns/Depósitos/Almoxarifados

Podemos dizer que o objetivo de um armazém é o de guarda e pronto atendimento dos materiais necessários usados pelos seus clientes, garantindo guarda com qualidade e com baixos custos.

Atividades de um Armazém

- Receber os materiais, checando a qualidade e as quantidades;
- Identificar os materiais;
- Guardar os materiais;
- Separar e preparar remessas de materiais;
- Despachar/Expedir os materiais;
- Atualizar as informações de entrada e saída.

Utilização Cúbica 

O materiais devem ser armazenados utilizando-se os espaços horizontal e vertical do armazém, respeitando sempre as características de cada material, tipo volume e peso.

Acessibilidade

Os materiais devem ser armazenados de maneira tal, que sejam alcançados e movimentados com um mínimo de trabalho. Preferencialmente nenhum material deve ser movido para ter acesso à outro.

Normas de Estocagem

a) Rotatividade dos materiais
Os materiais de maior giro devem ser armazenados próximo aos corredores e ou portas de saída;

b) Volume e peso do material
Os materiais volumosos e pesados devem ser armazenados próximos  da porta de saída, preferencialmente encima de  paletes para facilitar mecanização;

c) Ordem de entrada /saída – PEPS
Os materiais devem ser armazenados de maneira que ser tenha acesso primeiro aos materiais mais antigos;

d) Similaridade
Os materiais devem ser armazenados agrupando itens similares (mesma família, mesma aplicação, semelhantes, mesma marca, etc);

e) Valor do material
Os materiais de muito valor devem ter uma   armazenagem   segura,   para evitar furtos e avarias (cofres, salas trancadas, sala refrigerada, etc).

f) Carga Unitária
Os materiais devem ser armazenados, sempre que possível em cargas unitárias, como engradados, paletes, caixas, etc, para facilitar a movimentação mecanizada.

g) Acondicionamento e Embalagem
Os materiais, até sua venda ou utilização, devem ser mantidos nas embalagem originais.

Localização do estoque

a) Localização Fixa
Nesse sistema determina-se um local para guardar cada material, identifica-se o local e coloca-se este endereço no cadastro do computador. Os materiais são armazenados sempre neste  mesmo local, facilitando a organização e a localização.
Este sistema tem como desvantagem a ociosidade das prateleiras, quando o saldo do estoque daquele material estiver baixo.

b) Localização Flutuante
Nesse sistema os materiais são armazenados onde tiver espaço vago, podendo ser um lugar diferente em cada remessa recebida. Cada vez que o lugar é mudado tem que fazer a alteração no cadastro do computador.
Este sistema, apesar de aproveitar melhor o espaço, tem algumas desvantagens como:
- Em cada remessa tem que atualizar o endereçamento;
- Um mesmo material pode estar armazenado em mais que um lugar;
- Dificuldades de memorização dos endereços.

Layout

O Layout de um armazém é a primeira definição que devemos ter ao armazenar materiais. Ele permite um fácil acesso aos materiais, se bem dimensionado, além das seguintes vantagens:
- assegura a utilização máxima do espaço;
- permite uma movimentação mais eficiente;
- permite economia em função da movimentação dos materiais facilitada e melhor aproveitamento do espaço; e
- Faz do armazém um modelo de boa organização.

Localização dos depósitos

a) Armazenamento de ponto-de-uso ou descentralizado
Neste sistema os materiais são armazenados próximos aos pontos de uso, diminuindo o tempo de movimentação. Alguns tipos de materiais tipo matéria prima, insumos e embalagens, normalmente, são armazenados assim.

b) Armazenagem Central
Neste sistema os materiais são armazenados todos em um só local centralizado.
Por este sistema temos maior controle, melhor padronização e, normalmente, necessita menos mão de obra para guarda e manuseio.
c) Estoque de trabalho e estoque de reserva
Neste sistema deixa-se uma certa quantidade de material perto do local de uso ou atendimento e o restante fica armazenado em outro local do armazém ou até mesmo, em outro armazém.

Controle físico e segurança

Para evitar divergências nos estoques, ocasionados por erros  ou até mesmo por furtos, faz-se necessário seguir alguns procedimentos:

a) Identificar e numerar/codificar os materiais;

b) Sempre proceder todos os passos da transação
- Identificar o item;
- Conferir a quantidade;
- Registrar a transação;
- Executar fisicamente a transação.

c) Limitar o acesso aos estoques;

d) Definir os procedimentos;

e) Treinar as pessoas envolvidas com o controle e o acesso aos estoques.

Precisão dos Registros de Estoque

A precisão nos registros de estoque é fundamental para o bom andamento da Empresa, pois esses registros são utilizados para proceder as vendas e fazer as previsões de demanda. 

Registros precisos possibilitam:
- Manter um nível satisfatório de atendimento ao cliente; 
- Operar com eficácia e eficiência;
- Fazer um bom gerenciamento dos materiais.

Registros imprecisos causam:
- Falta de materiais;
- Perda de vendas;
- Excesso de estoques/baixa rotatividade;
- Baixa produtividade;
- Baixo desempenho nas entregas.

Causa de Erros em registros de estoque

- Sistemas ruins de registro de estoques;
- Falta de procedimentos;
- Falta de treinamento das pessoas;
- Retirada de material sem autorização;
- Depósito sem segurança;
- Acesso aos estoques ilimitado;
- Falta de auditorias/inventários.

Medida de Precisão dos registros de estoque

Para itens de valor elevado e significativa importância para a Empresa, é ideal que a precisão nos registros dos estoques seja de 100%, porém algumas divergências até podem ser toleradas, em  itens de classe C, que envolvem muita quantidade e pouco valor.  

Para evitar a permanência das divergências nos estoques, é importante efetuar inventários cíclicos, pois além de fazer os acertos, quando encontrados, podem remover as causas.  

Auditoria/Inventário nos estoques
A auditoria ou inventário, é uma contagem feita nos estoques, para ver se a quantidade existente no físico, é igual da existente nos registros de controle[computador]. Os inventários podem ser gerais ou cíclicos.

a) Inventário Geral
Contagem anual em todos os itens, geralmente, feita no final do exercício.

b) Contagem Cíclica ou rotativa
É um sistema de contagem contínua ao longo do ano. A frequência da contagem é determinada pelo valor e importância dos materiais. 

Materiais de muito valor e de muita importância, classificados em A,  são contados aproximadamente 12 vezes no ano, materiais intermediários, classificados em B,  são contados em torno de 4 vezes ao ano e materiais de pouco valor e pouca importância, classificados em C, são contados somente uma vez no ano.

Referências:

1) Administração de Materiais
J.R. Tony Arnold – Ed.Atlas – 1999

2) Administração de Material: um enfoque sistêmico
Fernandes, José Carlos de Fiqueiredo - 2º Ed. – Rio de Janeiro Livros Técnicos e Científicos Editora