Introdução
A gestão da aquisição assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, quebra-se então uma visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros.
A função é muito mais ampla e, se realizada com eficiência, envolve todos os departamentos da empresa. Obter o material certo, nas quantidades certas, com a entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta e no preço certo são todas as funções de compras.
Os gastos nas compras de insumos para a produção do produto ou serviço final variam entre 50 e 80% do total das receitas brutas. É fácil perceber que mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande repercussão no lucro. Por isso, e por outros fatores como a reestruturação pela qual passaram e passam as empresas, evolução tecnológica e novos relacionamentos com os fornecedores, crescem cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área – também conhecida por vários nomes como suprimentos, compras ou aquisição – estarem muito bem informadas e atualizadas, terem habilidades interpessoais e dinamismo.
O departamento de compras tem a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços. O insumo vindo de outros departamentos é necessário para a busca e a avaliação das fontes de suprimento, auxiliando também o departamento de compras na negociação dos preços. Comprar, nesse sentido amplo, é responsabilidade de todos.
Vislumbrando esta apresentação, faz-se necessário verificar se dentro dos departamentos de compra ou aquisição, esta em conformidade ao exposto, aja vista que estando este departamento intimamente ligado a outros de vital importância das empresas, corresponde às necessidades e expectativas a que se destina.
Ademais, a visão do profissional (ou profissionais), encarregado em direcionar este setor com objetividade em relação ao crescimento lucro e redução do custo, estando o mesmo devidamente capacitado para exercer tal função, bem como das ferramentas utilizadas para controle e fluxo da informação.
Objetivos do Departamento de Compras
A. Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção (materiais diretos ou produtivos). Ou para o restante da organização (materiais indiretos ou improdutivos ou auxiliares), na qualidade desejada.
B. Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa.
C. Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade.
D. Procurar sempre as melhores condições para empresa, principalmente de pagamento.
E. Relacionamento com fornecedores.
F. Entender as especificações do solicitante.
G. No momento preciso. Rastreamento do pedido. Controle de estoque. Período de recebimento.
A Função de Compras
A função compras é vista hoje como uma parte do processo de logística das empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Por isso muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez do tradicional Compras, voltado para as transações em si, e não para o todo.
Sua influência é de caráter direto nos processos produtivos em uma empresa, os prazos devem ser cumpridos de maneira rígida tanto na entrada como na saída de insumos, pois poderão gerar sérios problemas dentro do ciclo, em especial nos departamentos de produção e vendas.
Esta função pode ser dividida em sete categorias:
• Obter o produto certo, no lugar certo, na quantidade e qualidade certas e com o menor custo;
• Desenvolver serviços e produtos que dão a uma empresa uma vantagem competitiva;
• Manter o menor estoque possível;
• Melhorar os tempos de ciclos da cadeia de fornecimento;
• Melhorar o desempenho nos relacionamentos com clientes e fornecedores;
• Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor;
• Reduzir custos, Aumentar a eficiência, e Ampliar os lucros.
Diante ao exposto, tais argumentos servirão para dar continuidade ao ciclo produtivo, tendo em vista que dentro desta pasta, os critérios adotados deverão ser de suma importância para a administração em si na busca de aumento de lucros dentro menor custo possível.
O Ciclo de Compras
São todas as partes que se fazem necessárias para dar andamento ao processo de aquisição de materiais, sejam eles para compras de recursos materiais, quantos recursos patrimoniais.
O ciclo de compras consiste em seguir os seguintes passos:
1) Receber e analisar as requisições de compras;
2) Selecionar fornecedores;
3) Determinar o preço correto;
4) Emitir pedidos de compra;
5) Fazer um acompanhamento da entrega;
6) Recepção e aceitação das mercadorias;
7) Armazenar e controlar o estoque;
8) Aprovação da fatura para o pagamento do fornecedor;
9) Avaliar a performance do fornecedor.
Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compra têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações:
• Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que será debitado o custo;
• Especificação do material;
• Quantidade e unidade de medida;
• Data e local de entregue exigida;
• Qualquer outra informação complementar necessária.
Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo, num jornal especializado ou numa lista telefônica.
Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, as cotações são analisadas quanto ao preço, obediências às especificações, termos e condições de venda, entregam e termos de pagamento. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é provavelmente feita com base no preço, entrega e termos de venda. Para itens cujas especificações não podem ser descritas com precisão, os itens cotados irão variar. As cotações devem ser avaliadas quanto a sua adequação técnica. A escolha final baseia-se num equilíbrio entre os fatores técnicos e o preço. Geralmente, tanto o departamento requisitante quanto o departamento de compras estão envolvidos na decisão.
Determinação do preço correto: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor.
Emitir pedido de compra: Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido de compra é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional necessária. Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras retém uma cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como o de contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepção.
Acompanhamento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Se houver dúvida quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a agilização do transporte, fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção.
O Setor ou o Departamento de Compras também é responsável por trabalhar com o fornecedor quando houver quaisquer mudanças nas exigências de entrega. A demanda de itens muda com o tempo, e pode ser necessário agilizar alguns itens ou atrasar a entrega de alguns pedidos. O comprador deve manter o fornecedor informado sobre as verdadeiras exigências, de modo que o fornecedor seja capaz de prover o que é necessário no tempo certo.
Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Usando a sua cópia do pedido de compra e o bill of lading (conhecimento de transporte) fornecida pelo transportador, o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer variação. Se for necessária outra inspeção, por exemplo, do controle da qualidade, as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retidas para inspeção.
Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeções, elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque.
Uma cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras, observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. Se o pedido é considerado completo, o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento de compras. Se não estiver completo, o pedido de compra é mantido aberto, esperando para ser completado. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle da qualidade, os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não aceitação das mercadorias.
Aprovação da fatura para pagamento do fornecedor: Quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar.
Continue lendo. Na segunda parte falaremos sobre as especificações de compras e as exigências de qualidade.
A gestão da aquisição assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, quebra-se então uma visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros.
A função é muito mais ampla e, se realizada com eficiência, envolve todos os departamentos da empresa. Obter o material certo, nas quantidades certas, com a entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta e no preço certo são todas as funções de compras.
Os gastos nas compras de insumos para a produção do produto ou serviço final variam entre 50 e 80% do total das receitas brutas. É fácil perceber que mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande repercussão no lucro. Por isso, e por outros fatores como a reestruturação pela qual passaram e passam as empresas, evolução tecnológica e novos relacionamentos com os fornecedores, crescem cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área – também conhecida por vários nomes como suprimentos, compras ou aquisição – estarem muito bem informadas e atualizadas, terem habilidades interpessoais e dinamismo.
O departamento de compras tem a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços. O insumo vindo de outros departamentos é necessário para a busca e a avaliação das fontes de suprimento, auxiliando também o departamento de compras na negociação dos preços. Comprar, nesse sentido amplo, é responsabilidade de todos.
Vislumbrando esta apresentação, faz-se necessário verificar se dentro dos departamentos de compra ou aquisição, esta em conformidade ao exposto, aja vista que estando este departamento intimamente ligado a outros de vital importância das empresas, corresponde às necessidades e expectativas a que se destina.
Ademais, a visão do profissional (ou profissionais), encarregado em direcionar este setor com objetividade em relação ao crescimento lucro e redução do custo, estando o mesmo devidamente capacitado para exercer tal função, bem como das ferramentas utilizadas para controle e fluxo da informação.
Objetivos do Departamento de Compras
A. Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção (materiais diretos ou produtivos). Ou para o restante da organização (materiais indiretos ou improdutivos ou auxiliares), na qualidade desejada.
B. Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa.
C. Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade.
D. Procurar sempre as melhores condições para empresa, principalmente de pagamento.
E. Relacionamento com fornecedores.
F. Entender as especificações do solicitante.
G. No momento preciso. Rastreamento do pedido. Controle de estoque. Período de recebimento.
A Função de Compras
A função compras é vista hoje como uma parte do processo de logística das empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Por isso muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez do tradicional Compras, voltado para as transações em si, e não para o todo.
Sua influência é de caráter direto nos processos produtivos em uma empresa, os prazos devem ser cumpridos de maneira rígida tanto na entrada como na saída de insumos, pois poderão gerar sérios problemas dentro do ciclo, em especial nos departamentos de produção e vendas.
Esta função pode ser dividida em sete categorias:
• Obter o produto certo, no lugar certo, na quantidade e qualidade certas e com o menor custo;
• Desenvolver serviços e produtos que dão a uma empresa uma vantagem competitiva;
• Manter o menor estoque possível;
• Melhorar os tempos de ciclos da cadeia de fornecimento;
• Melhorar o desempenho nos relacionamentos com clientes e fornecedores;
• Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor;
• Reduzir custos, Aumentar a eficiência, e Ampliar os lucros.
Diante ao exposto, tais argumentos servirão para dar continuidade ao ciclo produtivo, tendo em vista que dentro desta pasta, os critérios adotados deverão ser de suma importância para a administração em si na busca de aumento de lucros dentro menor custo possível.
O Ciclo de Compras
São todas as partes que se fazem necessárias para dar andamento ao processo de aquisição de materiais, sejam eles para compras de recursos materiais, quantos recursos patrimoniais.
O ciclo de compras consiste em seguir os seguintes passos:
1) Receber e analisar as requisições de compras;
2) Selecionar fornecedores;
3) Determinar o preço correto;
4) Emitir pedidos de compra;
5) Fazer um acompanhamento da entrega;
6) Recepção e aceitação das mercadorias;
7) Armazenar e controlar o estoque;
8) Aprovação da fatura para o pagamento do fornecedor;
9) Avaliar a performance do fornecedor.
Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compra têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações:
• Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que será debitado o custo;
• Especificação do material;
• Quantidade e unidade de medida;
• Data e local de entregue exigida;
• Qualquer outra informação complementar necessária.
Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo, num jornal especializado ou numa lista telefônica.
Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, as cotações são analisadas quanto ao preço, obediências às especificações, termos e condições de venda, entregam e termos de pagamento. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é provavelmente feita com base no preço, entrega e termos de venda. Para itens cujas especificações não podem ser descritas com precisão, os itens cotados irão variar. As cotações devem ser avaliadas quanto a sua adequação técnica. A escolha final baseia-se num equilíbrio entre os fatores técnicos e o preço. Geralmente, tanto o departamento requisitante quanto o departamento de compras estão envolvidos na decisão.
Determinação do preço correto: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor.
Emitir pedido de compra: Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido de compra é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional necessária. Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras retém uma cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como o de contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepção.
Acompanhamento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Se houver dúvida quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a agilização do transporte, fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção.
O Setor ou o Departamento de Compras também é responsável por trabalhar com o fornecedor quando houver quaisquer mudanças nas exigências de entrega. A demanda de itens muda com o tempo, e pode ser necessário agilizar alguns itens ou atrasar a entrega de alguns pedidos. O comprador deve manter o fornecedor informado sobre as verdadeiras exigências, de modo que o fornecedor seja capaz de prover o que é necessário no tempo certo.
Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Usando a sua cópia do pedido de compra e o bill of lading (conhecimento de transporte) fornecida pelo transportador, o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer variação. Se for necessária outra inspeção, por exemplo, do controle da qualidade, as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retidas para inspeção.
Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeções, elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque.
Uma cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras, observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. Se o pedido é considerado completo, o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento de compras. Se não estiver completo, o pedido de compra é mantido aberto, esperando para ser completado. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle da qualidade, os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não aceitação das mercadorias.
Aprovação da fatura para pagamento do fornecedor: Quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar.
Continue lendo. Na segunda parte falaremos sobre as especificações de compras e as exigências de qualidade.
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