Conceitos de Gestão de Inventários

Inventário pode ser definido como “o acúmulo armazenado de recursos materiais em um sistema de transformação” ou como “Um conjunto de políticas e controles que monitora os níveis de inventário e determina quais níveis devem ser mantidos, quando o estoque deve ser reposto e o quão grandes as ordens de reposição devem ser”.


Na prática, a constante busca pela redução dos níveis de inventários tem uma única razão: reduzir custos. Políticas de inventário e de ciclos de reposição podem gerar não apenas impactos diretos na margem bruta de uma empresa (menos capital empatado na compra de estoques), como também diversos ganhos indiretos, resultantes da estruturação de ciclos de reposição mais ágeis, conferindo melhor nível de serviço e uma vantagem competitiva diferenciada.

Michael Porter, em seu livro Competitive advantage, creating and sustaining superior performance, escreveu: “Um negócio é lucrativo se o valor que ele cria excede o custo das atividades que criam este valor. Para obter vantagem competitiva sobre seus rivais, uma empresa deve executar estas atividades ao custo mais baixo ou executá-las de forma a oferecer uma diferenciação quanto ao valor oferecido”.

Seguindo esta afirmação, o bom gerenciamento de inventários pode beneficiar sua empresa de duas maneiras:

• através da redução dos custos das atividades necessárias à produção e entrega de seus produtos aos seus clientes;
• aumentando o nível de serviço oferecido aos seus clientes, seja pela redução no tempo de entrega, seja pela confiabilidade no prazo de entrega, ou seja, por qualquer outro valor percebido pelo seu cliente.

A grande relação custo-benefício que encerra a gestão de inventários está relacionada ao nível de serviço. Pensando de forma simplista, quanto mais produto estocado, maior a chance de atendermos aos pedidos dos clientes, independentemente da quantidade e da frequência destes pedidos.

Ou seja, para um determinado produto, quanto maior a quantidade disponível em estoque, maior será o nível de serviço prestado aos clientes. No entanto, quanto maior o estoque, maior o custo do inventário. Quanto menor o estoque, menor o custo, porém maior a chance de faltar produto ao cliente. Quanto maior o estoque, mais caro o produto fica, porém melhor será o atendimento ao cliente.

É muito importante termos em mente que inventário não é a causa de qualquer ineficiência logística. Ao contrário, a existência de mais ou menos inventário é simplesmente a consequência gerada por uma série de práticas logísticas ineficientes, desde o mau gerenciamento dos fluxos de materiais, até a incapacidade de uma organização (ou conjunto de organizações) se comunicar ao longo da cadeia de abastecimentos.

Entre as diversas práticas logísticas que levam à formação de inventário podemos citar:

• Necessidade de movimentar grandes quantidades de carga: Visando negociação comercial a área de compras adquire grandes lotes para obter redução de custo. Temos que avaliar a relação custo x benefício (custos de armazenagem x benefício da redução do custo das mercadorias).

• Necessidade de equilibrar as pressões incertas de demanda com a capacidade de oferta: Podemos avaliar produtos alimentícios que dependem de safra agrícola a quebra da safra pode aumentar o preço de venda destes produtos, desta forma o aumento de estoques serve para ajustar os ciclos  de oferta e demanda.

• Oferecer proteção contra processos logísticos que não são confiáveis: Processos logísticos não confiáveis são as causas mais nocivas da formação de inventário desnecessário. Ao longo de toda a cadeia de abastecimento, existem vários processos cuja ineficiência pode gerar estoques de proteção ou de segurança. Alguns destes processos são:

a) não disponibilidade de matéria-prima ou material de embalagem junto ao fornecedor,

b) fornecedor que não cumpre prazos de entrega estabelecidos,

c) grande variabilidade no prazo de entrega do fornecedor,

d) longas filas no processo de recebimento de materiais dos fornecedores,

e) carga recebida que não está de acordo com o pedido,

f) carga recebida que pode ser reprovada pelo departamento de qualidade assegurada,

g) processo produtivo que gera perdas (consome mais material do que deveria teoricamente),

h) quebras e paradas não esperadas na linha de produção,

i) registros incorretos de quantidade de produto no estoque,

j) limite na capacidade de embarque de produtos,

k) falta de transportadoras para movimentar os produtos,

l) incerteza na demanda, podendo haver picos de consumo repentinos,

m) não comunicação de promoções.

Estes são apenas alguns dos processos que podem “falhar” e contra os quais, normalmente, se mantém inventário. Este inventário protege as empresas contra possíveis atrasos ou faltas de produto e garante que ela mantenha o nível de serviço aos clientes. O grande problema é que esta prática não soluciona a causa-raiz do problema (os processo ineficientes), mas apenas as encobre com uma grande camada de estoque.

• Oferecer proteção contra interfaces logísticas que não são confiáveis: Dentro de uma mesma empresa, ou entre empresas parceiras, parte do inventário gerado existe devido às ineficiências de algumas interfaces organizacionais. São interfaces entre áreas cuja comunicação deveria fluir de forma rápida e ágil. No entanto, a dificuldade na transmissão de dados torna o processo lento.

Um produto é consumido em um supermercado, o departamento de produção deste produto é avisado, fabrica outro, envia para o armazém e o produto consumido é reposto na prateleira. Durante este processo, por diversas vezes, a informação fica parada.

Seja porque o gerente da loja repassa os dados de consumo apenas a cada 48 horas ou porque o planejador de produção tem seu cenário fixo para os próximos sete dias, o fato é que o tempo gasto entre o consumo do produto e sua reposição impacta diretamente no nível de inventário mantido.

Algumas das interfaces que aumentam o tempo de resposta ao consumo e que, consequentemente, aumentam o inventário ao longo da cadeia logística, são:

a) varejo – armazém

b) armazém – produção

c) produção – marketing/vendas

d) produção – armazém

e) produção – compras

f) compras – fornecedor

g) armazém – transportes

h) transporte – varejo

Tipo de Inventário

Agora que foram explicadas quais são algumas das práticas logísticas que levam ao surgimento de inventários, serão explicados os tipos de inventários existentes ao longo da cadeia de abastecimentos.

INVENTÁRIO (INVENTARY)
Estoque ou itens que dão suporte à produção (matéria-prima e itens de material em processo), atividades de apoio (manutenção e reparo) e atendimento ao cliente (produtos acabados e sobressalentes).

INVENTÁRIO DE HABILIDADE (SKILL INVENTORY)
Arquivo organizado de informações sobre as habilidades de cada funcionário, capacidades, conhecimentos e experiência, geralmente mantido pelo departamento pessoal.

INVENTÁRIO FOCADO (SPOT INVENTORY)
Método de contagem física de estoque no qual somente um grupo específico de itens é envolvido.

INVENTÁRIO PERIÓDICO (PERIODIC INVENCTORY)
Inventário físico realizado em intervalos fixos, exemplo, mensal, trimestral ou anual. Sistema de classificação do controle de estoques para itens de demanda independentes, onde o número de itens de demanda independentes, onde o número de itens é revisado em um intervalo fixo de tempo e o tamanho de cada pedido depende do estoque disponível no momento da revisão.

INVENTÁRIO PERPÉTUO (PERPETUAL INVENTORY)
Sistema de registro de estoque em que cada transação é registrada e efetua-se o cálculo do novo saldo.

INVENTÁRIO RACIONAL (RATIONAL INVENTORY)
A estrutura modal facilita o trabalho de realização adequada dos inventários, em virtude da introdução da filosofia da pré-contagem, sendo esta uma peça-chave no bom relacionamento entre a programação, produção e sistemas de informações industriais devido à aderência entre as existências físicas e os registros do sistema de informação.

INVENTÁRIO ROTATIVO (CYCLICAL INVENTORY)
Técnica para auditoria da acuracidade de estoque na qual efetuam-se contagens cíclicas ao invés de uma vez por ano. Realização contínua da contagem física dos estoques ao invés de contagens periódicas, distribuídas por parcelas semanais ou diárias. Uma contagem cíclica de estoques pode ser feita quando o saldo de estoque é zerado ou quando o material solicitado é recebido ou consumido. Efetua-se contagem cíclica regulamente, e em geral, com maior freqüência para itens de valor elevado e rápida movimentação e com menor freqüência para itens de baixo valor e lenta movimentação.