Funções Operacionais da Empresa: Controle Financeiro

É preciso tornar claro que o nosso interesse focaliza apenas as funções de transferências de numerário e não o planejamento de captação de fundos e de suas aplicações, bem como os processos de controle dos gastos previstos em relação aos efetuados. Tais movimentações de dinheiro são, na realidade, processamentos de informações mais que manuseio de numerário, afirmação essa que naturalmente surpreende pelo inusitado, motivo pelo qual é preciso explicá-la melhor. Trata-se, pois, do chamado "fluxo de caixa", o qual, diferentemente de outras funções operacionais, pouco varia entre as organizações.

Movimentar dinheiro é transformar informações

No principio dos tempos eram as trocas, assim, o lavrador permutava sua produção de grãos - com certo valor intrínseco por sua utilidade como alimento - pelos utensílios fabricados pelo artífice, também com certo valor intrínseco pelo que facilitava a vida do possuidor. Acontece que o fabricante nem sempre estava disposto a receber trigo pelos produtos de sua arte, razão pela qual se passou a utilizar uma forma intermediária de efetivar as trocas, por exemplo, o sal, já com um valor fixo. Os inconvenientes eram óbvios, o que levou á introdução de peças de metal, agora com valor atribuído, pois deixava de ter utilidade para a fabricação de adornos ou utensílios. Dessa maneira foi inventada a moeda, com valores diferentes conforme o tamanho e se era de ouro, prata ou cobre. Hoje se pode dizer que todas eram o suporte da informação valor atribuído, gravado na forma de símbolos representativos de seu poder de troca.

Os perigos das estradas e dos mares contra indicavam o transporte de grandes quantidades de moedas, razão pela qual foi criado outro suporte de informações, a letra de câmbio (do italiano "carta de troca"), em que alguém ordena a outrem que pague a um terceiro determinada quantia. Mais tarde, a invenção do papel trouxe um material melhor para o suporte da informação, logo aplicado para as transações entre pessoas na forma de papel-moeda e depois na de cheque. Com isso tudo, a informação tornou-se tão importante que o analfabeto virtualmente ficou sem condições práticas de manipular as várias formas pelas quais o dinheiro se apresenta.

No entanto, papel não é um suporte adequado para a gravação de caracteres magnéticos para registros de informações, o que levou, na era eletrônica, a ser substituído por cartão plástico magnetizável. Dessa maneira, o dinheiro, que já tinha mudado dos metais para o papel, agora se tornou de plástico. Todavia, da mesma forma que os suportes anteriores indicativos de valor, os novos continuaram sendo falsificados, somente exigindo maiores conhecimentos tecnológicos.

Essas considerações tornam claro que a função operacional de lidar com numerários realmente é de transformar informações e, por isso, mais processa dados do que manuseia dinheiro na forma de papel, moeda ou plástico.

As funções e subfunções do Controle Financeiro

Essas atividades operacionais podem ser resumidas nas funções básicas de: captar, guardar e distribuir numerários, na forma de informações. É óbvio que essas três funções estão uma em seguida a outra e, portanto, hierarquizadas em precedências. Por outro lado, é natural que sejam decomponíveis em subfunções, por exemplo, a guarda do dinheiro pode ser no caixa (fisicamente, um cofre) ou então em bancos.

De maneira resumida, pode-se detalhar as funções básicas e suas respectivas subfunções, como a seguir explanado.

l. DISTRIBUIR: Corresponde á função básica de transferir os numerários da organização para o meio externo. Nela, várias subfunções são identificáveis, a exemplo de folha de pagamento de MO, fornecedores, impostos devidos etc. Outra subfunção é a de aplicar os excedentes de numerário em fundos de ações, certificados de depósitos bancários etc. Finalmente, uma terceira subfunção é dividir os lucros, como o pagamento de dividendos e bonificações aos acionistas, ou prêmios aos empregados, a exemplo do chamado 14" salário.
2. GUARDAR: Os suportes de informação recebidos (na forma de papel-moeda, cheques, letras de câmbio, promissórias, ações de outras empresas etc.) necessitam ser armazenados de forma segura. As subfunções usuais são as de depositar e sacar em bancos comerciais ou no cofre-forte ou caixa da própria organização.
3. CAPTAR: É a função básica que se incumbe de obter recursos do meio externo. Pode ser desdobrada em subfunções, como a de cobrar e receber o dinheiro pelas vendas efetuadas aos clientes, e também na subfunção de obter empréstimos, a exemplo de descontar duplicatas junto a bancos, emitir debêntures para o mercado financeiro e outras formas de captação.
Novamente chamamos a atenção para o sentido das análises ser o contrário do fluxo que ocorre no mundo real. Isto porque é necessário conhecer primeiro quais são as obrigações a satisfazer para depois saber onde, como e quando obter o dinheiro necessário. Ou seja, começa-se pelo fim. Por não fazerem essa previsão, muitas empresas passam por dificuldades ao venderem a prazo, quando têm pagamentos para serem feitos à vista.

Sobre estas questões, é natural surgirem duas perguntas: essas funções não são funções contábeis? Não, porque para nós a contabilidade pertence a outro sistema, o de informações em níveis gerenciais e operacionais, englobando o registro de transações, a emissão de balancetes mensais e balanços anuais que, pela sua importância, merecem ser tratados em capitulo á parte. A segunda poderia ser: não faltam as atividades de saber onde, quando e quanto obter capital? A resposta também é não, pois pertence ao planejamento financeiro, assunto a ser examinado em capitulo posterior.

“Caixa Dois” e a cultura real e a ideal das organizações

Você certamente já leu sobre um assunto conhecido pelo jargão administrativo de “Caixa Dois” que, dentro de nosso interesse de mostrar as muitas contradições existentes nas empresas, deve ser mais bem explicado. Para começar, muitas das aquisições feitas, seja de bens, seja de serviços, são realizadas sem emissão de comprovantes fiscais ou, então, com valores menores que os realmente pagos. É natural que esse procedimento interesse ao vendedor, pois, assim, recolhe menos impostos e, também, porque ele próprio pode ter adquirido a mercadoria que transaciona nas mesmas condições. Naturalmente, os valores recebidos deixam de ser lançados na contabilidade da empresa ou depositados em suas contas correntes, com o fim de evitar que tais irregularidades comerciais sejam descobertas pela fiscalização.

O usual é contabilizar as importâncias recebidas á parte e deposita-las em contas correntes especificas (geralmente em nome de pessoas físicas), razão pela qual tais operações receberam a conhecida denominação de Caixa Dois.

Tal prática é ilegal e, por isso, se inclui na chamada cultura real das organizações que segue padrões ocultos em contraposição á cultura ideal, que se caracteriza por englobar tecnologias, crenças, valores e sentimentos expressos sem censuras.

É claro que, por incluir a sonegação de impostos, a fiscalização governamental não mede esforços para descobrir as pistas que permitam trazer á luz tais ilícitos. O primeiro deles é por meio das devassas em contas bancárias particulares de proprietários, sócios e até "laranjas" (como são denominados seus representantes sigilosos). Sua finalidade é verificar movimentações de dinheiro não declaradas nos documentos de imposto de renda e na contabilidade das empresas, pelo fato de estas não terem emitido notas fiscais de vendas efetuadas. A dificuldade é que a investigação de contas bancárias particulares é proibida pela Constituição. Apesar disso, existe uma segunda pista é a deixada por notas fiscais, duplicatas e recibos que são "frios" por contabilizarem despesas de compras que não foram efetuadas. Tanto podem ser documentos falsos de empresas inexistentes quanto verdadeiros e comprados por preços irrisórios de firmas deficitárias que, por isso, não têm lucros a declarar.

Tais aspetos da cultura real das organizações têm de ser do conhecimento de todo administrador, o que contraria a literatura usual de Administração pelo costume de esta enfatizar apenas a cultura ideal.