A Função Operacional de Comprar
Com a denominação de Administração de Compras, ou de Administração de Materiais, ou de Administração de Fornecedores, os autores costumam incluir as atividades de aquisição de ativos fixos e de estoques na função produzir. Dessa maneira, diminuem a importância de comprar como atividade autônoma, o que julgamos constituir um viés necessário de ser corrigido. Assim, antes de analisar suas funções básicas e subfunções, convém tornar clara a dependência da organização para com suas compras.
A importância da função comprar
O exame de alguns falos relacionados á compra de ativos fixos e insumos necessários não só para produzir mas também para toda a organização já mostra a relevância de suprimentos. Para começar, o preço e a qualidade dos insumos influem diretamente no preço e na qualidade das saídas que da organização seguem para os clientes, a ponto de costumar-se dizer que a boa venda do produto depende da boa aquisição da matéria-prima. É bem verdade que, em alguns ramos de negócios de serviços, as compras de materiais de consumo pouco alteram os preços, a exemplo de empresas de projetos destinados a terceiros, em que o custo de papel, tinta e material de desenho são proporcionalmente pequenos, mas esses são exceções.
Todavia, é comum encontrar empresas que possuem equipes de vendedores e, estranhamente, apenas um comprador. Tal configuração conduz a uma distorção de julgamento, pois sugere que se dá grande ênfase para vendas e pouca para compras. A verdade è outra, porque as aquisições de ativos fixos e matérias-primas são feitas diretamente pelos proprietários, os quais não abrem mão dessa responsabilidade, deixando ao comprador apenas os materiais de pequena monta.
Este é a situação das siderúrgicas, cujas negociações para a obtenção de minérios, carvão e calcário são levadas a efeito pela Diretoria, tão grandes são os valores envolvidos. Neste caso, os entendimentos também são feitos só com as diretorias dos fornecedores, a exemplo da Companhia Vale do Rio Doce quanto ás compras de hematita, e com as dos exportadores quanto á aquisição de coque metalúrgico.
Poder-se-ia perguntar: porque os textos de Administração continuam a considerar secundária a função de suprir? Talvez porque muitos autores nunca ocuparam altos cargos em organizações, mesmo que sejam de microempresas. Por isso, mantêm a tradição de enfatizar as atividades de média e baixa gerência, entre as quais as de adquirir materiais de consumo imediato, deixando de lado as que envolvem a cúpula administrativa, como de comprar ativos fixos e estoques de grande valor. Já em livros escritos por empresários, a exemplo do famoso Alfred Sloan da General Motors americana e de Norberto Odebrecht da construtora brasileira, o enfoque era de proprietários e não de empregados de médios ou baixo escalões.
As funções operacionais básicas de comprar
Vamos usar como paradigma para esse modelo uma classe de organização que tenha suas atividades de compras o mais completas possível. Esse tipo nos parece ser o da empresa que fabrica grandes lotes de produtos complexos, o que obriga a aquisições vultosas de diferentes fornecedores. Exemplos seriam do ramo automobilístico e indústria pesada, o que evidentemente exige adaptações para o caso real de organizações de menor porte, nas quais estão incluídas as empresas do setor agropecuário, serralharias e marcenarias, além das prestadoras de serviços.
Para descrever essas funções seguiremos o sentido contrário ao das precedências, isto é, a partir da última que é realizada no tempo. Assim, iniciaremos com a de expedir, que precede todas as demais, e finalizaremos com a de pesquisar fornecedores.
1. EXPEDIR: Consiste em transferir os produtos dos estoques para a produção a fim de serem transformados, mediante requisições ou outra maneira de emissão de pedidos.
2. ESTOCAR: É fazer com que os materiais a serem transformados sejam armazenados sob condições mínimas de segurança contra desvios, danos ou deteriorações. Esses locais são dos mais variados, não sendo obrigatoriamente galpões ou almoxarifados. Um exemplo é o das montadoras de veículos, onde pneus, rodas e outros acessórios são colocados várias vezes ao dia junto á linha de montagem, vindos diretamente dos fabricantes de autopeças. Naturalmente, esta subfunção é diferente da de estocar produtos acabados da função produzir, os quais se destinam aos compradores.
3. RECEBER: É o ato de considerar que o material adquirido deu entrada no estabelecimento, nas condições de qualidade exigidas, cessando as responsabilidades imediatas do vendedor. Tratando-se de serviços, é acusar que a execução foi feita de acordo com o especificado nas cláusulas contratuais. Deve-se notar que o recebimento pode ser parcial, total ou provisório, tudo dependendo do contrato e também da legislação em vigor. Ademais, receber não significa apenas a entrada física no almoxarifado, como sucede com equipamentos de grande porte, sendo o caso de turbinas e geradores, em geral recebidos na fábrica e transportados diretamente para o local de instalação.
4. ADQUIRIR: Corresponde ás tratativas que culminam com a assinatura de um instrumento contratual, estabelecendo as cláusulas da troca de bens ou serviços por um certo valor previa-mente combinado. Deve-se notar que um contrato de compra e venda pode ser verbal, inexistindo, assim, um instrumento escrito.
5. PROMOVER CONCORRÊNCIAS: Engloba as atividades preparatórias para a efetivação da compra, tendo por base as especificações quanto à qualidade, quantidade, prazo de entrega, tamanho dos lotes (se for o caso), condições de pagamento e outros detalhes compactuados entre as partes. As formas variam, indo desde a tomada de preços feita por telefone para alguns fornecedores até concorrências internacionais. Uma concorrência é feita com o fim de se obter a proposta mais adequada aos interesses da firma, na qual o preço é apenas um item entre outros para o julgamento final. Embora isso seja óbvio, é hábito cultural adquirir o bem ou serviço mais barato com base em pretensa economia, como fazem síndicos de condomínios e presidentes de clubes.
6. PESQUISAR FORNECEDORES: Compreende a busca continua de informações no mercado fornecedor dos produtos necessários às atividades-fim - que são os processos produtivos e, também, para as atividades-meio, por exemplo, impressos para computador ou materiais de escritório. Incluem-se, também, os fornecedores eventuais, porém, de grande custo, a exemplo de fabricantes de máquinas e equipamentos, que são ativos fixos comprados somente por ocasião do inicio das operações, ou para reposição por desgaste e obsolescência, ou no caso de expansões. Diferentemente da função de vender, que se envolve quase só com os mesmos bens fabricados ou serviços prestados pela organização, a função operacional de comprar responsabiliza-se por uma gama muito mais variada de tipos de produtos, mesmo porque atende todas as necessidades de insumos da empresa.
As subfunções básicas de comprar em níveis de maior detalhe
Cada uma das funções básicas pode ser dividida em subfunções. Todavia, iremos nos limitar a analisar sucintamente as quatro primeiras por julgarmos serem as de maior interesse para o administrador.
l. VERIFICAR E ACEITAR: Ambas correspondem á função receber. A verificação do produto entregue é uma subfunção difícil de ser efetivada quanto à qualidade porque raramente as organizações têm meios de verifica-la, de sorte que, em geral, confiam no fornecedor, limitando-se a conferir as quantidades. Por isso, a aceitação dos recebimentos deveria restringir-se ao que foi tecnicamente examinado a fim de saber se está dentro dos padrões combinados pelas partes.
2. NEGOCIAR, CONTRATAR E ACOMPANHAR: São as subfunções de comprar. Negociar não significa alterar as "regras do jogo" estabelecidas na concorrência, e sim tentar obter condições mais vantajosas do que as inicialmente oferecidas, evidentemente sem fazer "leilão" das propostas recebidas. É importante notar que ainda predomina na cultura organizacional a mentalidade de donas-de-casa em feiras livres, que procuram obter a maior quantidade pelo menor preço. Na verdade, hoje se compreende que o fornecedor e o comprador associam-se tendo em vista mútuos benefícios pelo maior tempo possível. Exemplos são as indústrias de autopeças, que são assessoradas pelas montadoras de automóveis para fabricarem produtos dentro das especificações exigidas. Proceder de outra forma, tentando escorchar o fornecedor, é arriscar-se a matar a galinha dos ovos de ouro.
PEDIR PROPOSTA E JULGAR: Trata-se do detalhamento de promover concorrências. É compreensível que o convite aos fornecedores para a apresentação de propostas seja confeccionado de maneiras muito diversas. É viável até que seja dirigido para um só, do qual a organização se tornou cliente, ou por ser o único fabricante ou prestador do serviço exigido. Os julgamentos são, por sua vez, na maioria muito subjetivos, não obstante a racionalidade que se pretende impor nas concorrências. Naturalmente, excluímos aqui todas as desonestidades que o leitor conhece e os jornais volta e meia noticiam a respeito das do serviço público.
4. LEVANTAR, ANALISAR E CADASTRAR FORNECEDORES: São atividades contínuas, tendo em vista a variabilidade das necessidades da organização quanto a insumos e, também, porque estão sempre surgindo novos fornecedores, enquanto os antigos fecham, mudam de ramo ou são desclassificados por falta de cumprimento de contratos.
Com a denominação de Administração de Compras, ou de Administração de Materiais, ou de Administração de Fornecedores, os autores costumam incluir as atividades de aquisição de ativos fixos e de estoques na função produzir. Dessa maneira, diminuem a importância de comprar como atividade autônoma, o que julgamos constituir um viés necessário de ser corrigido. Assim, antes de analisar suas funções básicas e subfunções, convém tornar clara a dependência da organização para com suas compras.A importância da função comprar
O exame de alguns falos relacionados á compra de ativos fixos e insumos necessários não só para produzir mas também para toda a organização já mostra a relevância de suprimentos. Para começar, o preço e a qualidade dos insumos influem diretamente no preço e na qualidade das saídas que da organização seguem para os clientes, a ponto de costumar-se dizer que a boa venda do produto depende da boa aquisição da matéria-prima. É bem verdade que, em alguns ramos de negócios de serviços, as compras de materiais de consumo pouco alteram os preços, a exemplo de empresas de projetos destinados a terceiros, em que o custo de papel, tinta e material de desenho são proporcionalmente pequenos, mas esses são exceções.
Todavia, é comum encontrar empresas que possuem equipes de vendedores e, estranhamente, apenas um comprador. Tal configuração conduz a uma distorção de julgamento, pois sugere que se dá grande ênfase para vendas e pouca para compras. A verdade è outra, porque as aquisições de ativos fixos e matérias-primas são feitas diretamente pelos proprietários, os quais não abrem mão dessa responsabilidade, deixando ao comprador apenas os materiais de pequena monta.
Este é a situação das siderúrgicas, cujas negociações para a obtenção de minérios, carvão e calcário são levadas a efeito pela Diretoria, tão grandes são os valores envolvidos. Neste caso, os entendimentos também são feitos só com as diretorias dos fornecedores, a exemplo da Companhia Vale do Rio Doce quanto ás compras de hematita, e com as dos exportadores quanto á aquisição de coque metalúrgico.
Poder-se-ia perguntar: porque os textos de Administração continuam a considerar secundária a função de suprir? Talvez porque muitos autores nunca ocuparam altos cargos em organizações, mesmo que sejam de microempresas. Por isso, mantêm a tradição de enfatizar as atividades de média e baixa gerência, entre as quais as de adquirir materiais de consumo imediato, deixando de lado as que envolvem a cúpula administrativa, como de comprar ativos fixos e estoques de grande valor. Já em livros escritos por empresários, a exemplo do famoso Alfred Sloan da General Motors americana e de Norberto Odebrecht da construtora brasileira, o enfoque era de proprietários e não de empregados de médios ou baixo escalões.
As funções operacionais básicas de comprar
Vamos usar como paradigma para esse modelo uma classe de organização que tenha suas atividades de compras o mais completas possível. Esse tipo nos parece ser o da empresa que fabrica grandes lotes de produtos complexos, o que obriga a aquisições vultosas de diferentes fornecedores. Exemplos seriam do ramo automobilístico e indústria pesada, o que evidentemente exige adaptações para o caso real de organizações de menor porte, nas quais estão incluídas as empresas do setor agropecuário, serralharias e marcenarias, além das prestadoras de serviços.Para descrever essas funções seguiremos o sentido contrário ao das precedências, isto é, a partir da última que é realizada no tempo. Assim, iniciaremos com a de expedir, que precede todas as demais, e finalizaremos com a de pesquisar fornecedores.
1. EXPEDIR: Consiste em transferir os produtos dos estoques para a produção a fim de serem transformados, mediante requisições ou outra maneira de emissão de pedidos.
2. ESTOCAR: É fazer com que os materiais a serem transformados sejam armazenados sob condições mínimas de segurança contra desvios, danos ou deteriorações. Esses locais são dos mais variados, não sendo obrigatoriamente galpões ou almoxarifados. Um exemplo é o das montadoras de veículos, onde pneus, rodas e outros acessórios são colocados várias vezes ao dia junto á linha de montagem, vindos diretamente dos fabricantes de autopeças. Naturalmente, esta subfunção é diferente da de estocar produtos acabados da função produzir, os quais se destinam aos compradores.
3. RECEBER: É o ato de considerar que o material adquirido deu entrada no estabelecimento, nas condições de qualidade exigidas, cessando as responsabilidades imediatas do vendedor. Tratando-se de serviços, é acusar que a execução foi feita de acordo com o especificado nas cláusulas contratuais. Deve-se notar que o recebimento pode ser parcial, total ou provisório, tudo dependendo do contrato e também da legislação em vigor. Ademais, receber não significa apenas a entrada física no almoxarifado, como sucede com equipamentos de grande porte, sendo o caso de turbinas e geradores, em geral recebidos na fábrica e transportados diretamente para o local de instalação.
4. ADQUIRIR: Corresponde ás tratativas que culminam com a assinatura de um instrumento contratual, estabelecendo as cláusulas da troca de bens ou serviços por um certo valor previa-mente combinado. Deve-se notar que um contrato de compra e venda pode ser verbal, inexistindo, assim, um instrumento escrito.
5. PROMOVER CONCORRÊNCIAS: Engloba as atividades preparatórias para a efetivação da compra, tendo por base as especificações quanto à qualidade, quantidade, prazo de entrega, tamanho dos lotes (se for o caso), condições de pagamento e outros detalhes compactuados entre as partes. As formas variam, indo desde a tomada de preços feita por telefone para alguns fornecedores até concorrências internacionais. Uma concorrência é feita com o fim de se obter a proposta mais adequada aos interesses da firma, na qual o preço é apenas um item entre outros para o julgamento final. Embora isso seja óbvio, é hábito cultural adquirir o bem ou serviço mais barato com base em pretensa economia, como fazem síndicos de condomínios e presidentes de clubes.
6. PESQUISAR FORNECEDORES: Compreende a busca continua de informações no mercado fornecedor dos produtos necessários às atividades-fim - que são os processos produtivos e, também, para as atividades-meio, por exemplo, impressos para computador ou materiais de escritório. Incluem-se, também, os fornecedores eventuais, porém, de grande custo, a exemplo de fabricantes de máquinas e equipamentos, que são ativos fixos comprados somente por ocasião do inicio das operações, ou para reposição por desgaste e obsolescência, ou no caso de expansões. Diferentemente da função de vender, que se envolve quase só com os mesmos bens fabricados ou serviços prestados pela organização, a função operacional de comprar responsabiliza-se por uma gama muito mais variada de tipos de produtos, mesmo porque atende todas as necessidades de insumos da empresa.
As subfunções básicas de comprar em níveis de maior detalhe
Cada uma das funções básicas pode ser dividida em subfunções. Todavia, iremos nos limitar a analisar sucintamente as quatro primeiras por julgarmos serem as de maior interesse para o administrador.
l. VERIFICAR E ACEITAR: Ambas correspondem á função receber. A verificação do produto entregue é uma subfunção difícil de ser efetivada quanto à qualidade porque raramente as organizações têm meios de verifica-la, de sorte que, em geral, confiam no fornecedor, limitando-se a conferir as quantidades. Por isso, a aceitação dos recebimentos deveria restringir-se ao que foi tecnicamente examinado a fim de saber se está dentro dos padrões combinados pelas partes.
2. NEGOCIAR, CONTRATAR E ACOMPANHAR: São as subfunções de comprar. Negociar não significa alterar as "regras do jogo" estabelecidas na concorrência, e sim tentar obter condições mais vantajosas do que as inicialmente oferecidas, evidentemente sem fazer "leilão" das propostas recebidas. É importante notar que ainda predomina na cultura organizacional a mentalidade de donas-de-casa em feiras livres, que procuram obter a maior quantidade pelo menor preço. Na verdade, hoje se compreende que o fornecedor e o comprador associam-se tendo em vista mútuos benefícios pelo maior tempo possível. Exemplos são as indústrias de autopeças, que são assessoradas pelas montadoras de automóveis para fabricarem produtos dentro das especificações exigidas. Proceder de outra forma, tentando escorchar o fornecedor, é arriscar-se a matar a galinha dos ovos de ouro.
PEDIR PROPOSTA E JULGAR: Trata-se do detalhamento de promover concorrências. É compreensível que o convite aos fornecedores para a apresentação de propostas seja confeccionado de maneiras muito diversas. É viável até que seja dirigido para um só, do qual a organização se tornou cliente, ou por ser o único fabricante ou prestador do serviço exigido. Os julgamentos são, por sua vez, na maioria muito subjetivos, não obstante a racionalidade que se pretende impor nas concorrências. Naturalmente, excluímos aqui todas as desonestidades que o leitor conhece e os jornais volta e meia noticiam a respeito das do serviço público.
4. LEVANTAR, ANALISAR E CADASTRAR FORNECEDORES: São atividades contínuas, tendo em vista a variabilidade das necessidades da organização quanto a insumos e, também, porque estão sempre surgindo novos fornecedores, enquanto os antigos fecham, mudam de ramo ou são desclassificados por falta de cumprimento de contratos.
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